ในเดือนสิงหาคม หน่วยงาน National Archives and Records Administrator จะออกรายงานประจำปีเกี่ยวกับวิธีที่หน่วยงานต่างๆ จัดการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ รายงานมีแนวโน้มที่จะแสดงอย่างต่อเนื่อง แต่ความคืบหน้าช้าสำหรับหน่วยงานเนื่องจากพวกเขาพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายในวันที่ 31 ธันวาคม 2022 ในการถ่ายโอนเฉพาะบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ไปยัง NARAอย่างไรก็ตาม รายงานความคืบหน้าอาจไม่ใช่ตัวชี้วัดที่แท้จริงในการวัดความพยายามของหน่วยงาน
Laurence Brewer หัวหน้าเจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูลของรัฐบาลสหรัฐที่ NARA กล่าวว่า
เป้าหมายที่อยู่ภายใต้เส้นตาย 18 เดือนนั้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด“การเปลี่ยนแปลงนี้จำเป็นต้องเกิดขึ้น เพราะสิ่งที่เรากำลังพูดถึงไม่ใช่แค่การจัดการบันทึก เรากำลังพูดถึงการออกแบบกระบวนการใหม่ เรากำลังพูดถึงการสร้างเวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์และเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานโดยพื้นฐานจริงๆ” บรูเออร์กล่าวในAsk the CIOซึ่งได้รับการสนับสนุนจาก Kodak Alaris “ในโครงการที่มีความสำคัญต่อภารกิจของหน่วยงานของเรา เราต้องแน่ใจว่าเราได้คำนึงถึงการจัดการบันทึกในการเปลี่ยนแปลงนั้น และฉันคิดว่ากรอบ [NARA จัดทำ] อยู่ในระดับที่หน่วยงานสามารถเข้าใจได้ เนื่องจากให้แนวทางการกำกับดูแลข้อมูลแก่หน่วยงานที่หน่วยงานกำลังพัฒนาแผนการจัดการทรัพยากรข้อมูลและแผนการจัดการข้อมูล เป้าหมายของเราจากมุมมองของหอจดหมายเหตุแห่งชาติคือ เราจะนำการจัดการบันทึกเข้าสู่แผนเหล่านั้นในระดับยุทธศาสตร์นั้นได้อย่างไร”
เก้าอี้สามขาแห่งการเปลี่ยนแปลง
Brewer กล่าวว่าการเปลี่ยนแปลงและแนวทางเชิงกลยุทธ์ในการจัดการบันทึกนั้นขึ้นอยู่กับเทคโนโลยี ผู้คน และความเข้าใจของผู้บริหารระดับสูงเกี่ยวกับคุณค่าของความพยายามเหล่านี้
“เรามักจะเข้าไปในหน่วยงานเสมอเมื่อฉันพบกับเจ้าหน้าที่ระดับสูง และแน่นอนว่าฉันสามารถพูดคุยเกี่ยวกับกฎหมายหรือฉันสามารถพูดคุยเกี่ยวกับกฎระเบียบหรือฉันสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการปฏิบัติตาม แต่โดยทั่วไปแล้วเราจะวางกรอบการอภิปรายเกี่ยวกับคุณค่าที่ การจัดการบันทึกสามารถนำมาให้หน่วยงานในแง่ของการปรับปรุงการตัดสินใจ นี่คือในแง่ของการค้นหาที่ดีขึ้นและการค้นหาบันทึกที่พวกเขาต้องการเพื่อทำการตัดสินใจที่ดีและเน้นคุณค่าที่คุณรู้จักโดยใช้เทคโนโลยี” เขากล่าว “เพื่อสนับสนุนการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงแต่ภายในหน่วยงานเพื่อการตัดสินใจเท่านั้น
แต่ยังรวมถึงวิธีที่เรามีปฏิสัมพันธ์กับสาธารณะด้วย
สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือพวกเขาต้องเข้าใจว่าการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์สามารถสนับสนุนการมีปฏิสัมพันธ์กับสาธารณะได้ดีขึ้นอย่างไร เพราะพูดตามตรงว่าผู้คนไม่ ไม่ต้องการให้มีการเขียนจดหมายถึงรัฐบาล พวกเขาไม่ต้องการเข้าไปในอาคารอิฐและปูนเพื่อโต้ตอบกับรัฐบาลของพวกเขา พวกเขาใช้เว็บไซต์และผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ และเราต้องมีบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้สามารถรองรับวิธีที่เราทำงานภายในและภายนอกกับสาธารณะ ในแนวทางที่ทันสมัยและก้าวหน้า และนั่นคือสิ่งที่ฉันคิดว่าข้อโต้แย้งเมื่อเราพูดคุยกับ CIO และ CTO นั้นสอดคล้องกัน”
ชิ้นส่วนเทคโนโลยีของการเปลี่ยนแปลงมักจะเกิดขึ้นก่อนผ่านสิ่งง่ายๆ เช่น อีเมล
เมื่อหน่วยงานต่างๆ ย้ายอีเมลไปยังระบบคลาวด์มากขึ้นเรื่อยๆ ณ เดือนมีนาคม 2020 79% ของอีเมลของรัฐบาลกลางทั้งหมดจะอยู่นอกสถานที่ตามข้อมูลของ Office of Management and Budget พวกเขาสามารถใช้ความสามารถภายในเพื่อปรับปรุงการเก็บบันทึกของตนได้
“ฉันคิดว่านั่นเป็นสิ่งที่หลายหน่วยงานกำลังมองหา เราสามารถทำอะไรได้บ้างในองค์กรโดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่เรามี” บริวเวอร์กล่าวว่า “หากเราไม่สามารถทำเช่นนั้นได้หรือเรามีโอกาสที่จะจัดหาบางอย่าง วิธีใดดีที่สุดในการทำเช่นนั้น และเราสามารถรวบรวมข้อมูลที่เราต้องการเพื่อให้ดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ”
Lisa Haralampus ผู้อำนวยการฝ่ายนโยบายการจัดการบันทึกและการเข้าถึงที่ NARA กล่าวว่าโครงการริเริ่ม Federal Electronic Records Modernization (FERMI) เป็นอีกส่วนหนึ่งของปริศนา
ผ่านการเป็นหุ้นส่วนกับ General Services Administration ทำให้ NARA มั่นใจว่าการจัดการบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของโครงการริเริ่มบริการที่ใช้ร่วมกันทั่วทั้งภาครัฐ
“เราพยายามหาวิธีต่างๆ ในการสร้างมาตรฐานและข้อกำหนดต่างๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราทราบดีว่าเป็นแนวทางสำหรับข้อกำหนดเหล่านั้นเพื่อให้สอดคล้องกับข้อเสนอบริการที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้เราสามารถช่วยในการจัดการบันทึกในเบื้องต้นได้ หากคุณซื้อเครื่องมือบริการที่ใช้ร่วมกันสำหรับทรัพยากรบุคคล คุณทราบดีว่าข้อกำหนดในการรักษาบันทึกทรัพยากรมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับการแยกจากกันเป็นเวลาหลายทศวรรษเป็นสิ่งที่จำเป็น มันถูกสร้างขึ้นในระบบนั้น นอกจากนี้ เรายังออกข้อกำหนดการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นสากล เราได้ออกกรณีการใช้งานบางอย่างเกี่ยวกับการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์สำหรับบันทึกโซเชียลมีเดียทางอีเมล และตอนนี้เรากำลังปรับแต่งกรณีการใช้งานของเราเพื่อสะท้อนวงจรชีวิตของบันทึกและการจัดการข้อมูล”
เธอเสริมว่า NARA กำลังทำงานกับมาตรฐานข้อมูลและเอกสารความสามารถวงจรชีวิตธุรกิจสำหรับเอเจนซี่เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาจัดการบันทึกอย่างเหมาะสมได้ง่ายขึ้น
NARA กำลังเตรียมหน่วยงานที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่เพื่อช่วยในการจัดการบันทึก เช่น กระบวนการอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ (RPA)
